Corporate 2g.
La piattaforma E.R.P. per la tenuta amministrativa di cui al DLgs. 91/2001
Corporate 2G è il nome della nuova piattaforma E.R.P. espressamente concepita da Gesinf per la tenuta amministrativa di cui al DLgs. 91/2011, basato su architettura a servizi (SOA) e interfacce web 2.0. Il sistema sfrutta la tecnologia 2G, la prima soluzione basata sul concetto di modellazione globale, dove la virtualizzazione dei dati, le regole di business di base e le caratteristiche dell’interfaccia utente sono registrate come informazioni all’interno di un unico repository.
L’aspetto determinante del sistema è la presenza di operazioni extra-contabili di flusso, classificati in ottica economica e relazionati tra loro per originare le scritture di bilancio e la reportistica prevista dalla normativa. Flussi amministrativi e scritture di prima nota eseguite manualmente in partita doppia fanno parte di una unica rete di informazioni costantemente confrontata con il budget, attraverso una serie di regole semplici ed efficaci. Tutto ciò tenuto conto degli elementi di contabilità analitica, organizzati secondo una struttura multi-dimensionale, anch’essi trattati nell'ambito del budget, dei flussi amministrativi e delle scritture di bilancio.
Questa architettura consente di sopperire alla carenza strutturale della contabilità civilistica in termini di capacità di pianificazione e controllo, poiché ciò che rappresenta una mera informazione extra-contabile nei tradizionali sistemi amministrativi basati sui principi aziendalistici, diviene in 2g Corporate parte integrante del sistema di scritture, coerente con i principi globali di gestione, permettendo la tenuta del bilancio secondo i principi di trasparenza e rigore necessari in organizzazioni con finalità pubbliche. L’applicazione consente di adempiere in modo guidato o del tutto automatico a quanto previsto dalle recenti normative in materia di armonizzazione contabile, il DLGS 91/2011 e DM 27/03/2013.
La capacità di importare o relazionare informazioni esterne al sistema, inquadrandole nel giusto ambito all’interno dei cicli di gestione, consente alla piattaforma di gestire efficacemente dati extra-contabili e contabili provenienti da sistemi terzi, senza ricorrere a strutture artificiose o estemporanee e, soprattutto, sotto il costante riferimento rappresentato dal meccanismo del budgeting.
Budget
Nell’ambito dell’esercizio di impresa il budget è un importante strumento operativo per la gestione aziendale, che ha la funzione di individuare e monitorare il risultato economico atteso rispetto alle stime dei ricavi ed alla pianificazione dei costi, nonché di definire i livelli di responsabilizzazione dei dirigenti e valutare in maniera oggettiva il conseguimento degli obiettivi assegnati.
La contabilità civilistica in quanto tale è tuttavia una contabilità esclusivamente consuntiva, il cui scopo è rilevare le operazioni che comportano variazioni economico e/o patrimoniali dopo il loro verificarsi. Nulla è invece normato relativamente alla presenza di un budget economico ed alle funzioni di autorizzazione e controllo che ne costituiscono gli elementi essenziali per la corretta tenuta (decisioni di spesa, obbligazioni previste e autorizzate). Tali aspetti, cosiddetti gestionali, sono pertanto lasciati alla libera discrezionalità delle aziende, che possono dotarsi di qualunque sistema di budgeting e di controllo di gestione ritengano utili ai propri fini in dipendenza delle dimensioni e dell’articolazione dell’attività, non necessariamente integrato al sistema di scritture. Con l’introduzione del budget economico come obbligo normativo, e relative esigenze di rendicontazione, il modello di gestione non può più prescindere dall’adozione di un sistema gestionale di scritture extra-contabili per la definizione e formalizzazione dello stesso, il monitoraggio della disponibilità e l’autorizzazione della spesa, più o meno vincolante, che anticipi le rilevazioni contabili e renda possibile il processo decisionale sottostante alle decisioni di spesa. Per ragioni operative e di tempistica legata ai processi decisionali è certamente utile che tale sistema gestionale sia integrato al sistema di scritture, dal quale deve trarre i dati utili per la determinazione dei saldi economici effettivi in tempo reale, e sia in grado di alimentare direttamente queste ultime fornendo adeguate funzionalità per la formazione delle poste economico patrimoniali.
Per rendere possibile la piena introduzione di tali principi, Corporate 2g è basato sulla presenza di un budget economico formalizzato, che in virtù dell’obbligo di elementi analitici predefiniti, quali missioni/programmi, e dell’opportunità di operare per scelte gestionali prima ancora che contabili, è strutturato come budget economico-analitico, ovvero basato non solo su conti economici ma su una o più dimensioni analitiche, facilmente riclassificabili. La scelta di disporre di una struttura multi-dimensionale sufficientemente elastica è stata concepita per non introdurre particolari complessità nella gestione operativa, pur essendo strutturale e garantendo il necessario incremento delle capacità di pianificazione e monitoraggio delle attività, in linea con le esigenze gestionali e normative delle strutture moderne.
Un ulteriore aspetto derivante dall’introduzione del budget economico e dei relativi elementi gestionali è rappresentato dall’influenza delle operazioni patrimoniali sulle decisioni di spesa ed in ultima analisi sui costi di esercizio e l’utile atteso. Dal momento che l’acquisizione o la dismissione di immobilizzazioni comporta un impatto economico non direttamente confrontabile con la previsione economica dell’esercizio e le relative disponibilità, un sistema ideato per fornire strumenti di monitoraggio e controllo della spesa non può prescindere dalla presenza di un budget degli investimenti, ovvero un budget che definisca o almeno evidenzi nell’ambito di un processo decisionale formalizzato i vincoli alle operazioni finanziarie che daranno luogo a costi e ricavi.
In questo modo ogni evento di gestione viene valutato dal sistema di budgeting, che fornisce gli strumenti necessari alla verifica di disponibilità, rendendo possibile il controllo dei risultati attesi e raggiunti, indipendentemente dalla natura delle informazioni contabili.
L’architettura generale del software è pertanto concepita come nello schema sottostante :
Il budget economico e degli investimenti, rispettivamente strutturati su elementi economico-analitici e patrimoniali-analitici, costituisce la base di partenza per la stima del reddito d’esercizio atteso, la pianificazione economica e finanziaria, il rispetto dei vincoli normativi introdotti dal D.M.E.F. 27/03/2013.
E’ necessario evidenziare che la struttura del piano dei conti economico-patrimoniale può prevedere, a fini gestionali e/o di controllo interno, livelli di dettaglio superiori a quanto previsto nel piano dei conti standard. Ciò ha introdotto l’esigenza di definire dei budget economici e degli investimenti costituiti da aggregati di conti, nei quali ciascun conto di dettaglio non è vincolato ad un proprio tetto di spesa ma al budget complessivo dei conti di dettaglio che fanno parte dell’aggregato. Nel sistema tale possibilità è gestita con l’introduzione di un separato schema di aggregati, definito “voci di spesa”, che riproducono la struttura del budget standard comprendendo più conti di dettaglio; la movimentazione di questi ultimi trova riscontro nell’ambito della disponibilità della propria voce di spesa.
Relativamente al budget pluriennale, dal punto di vista architetturale è rappresentato da stanziamenti imputati sull’unità elementare di budget per gli esercizi successivi; apposite funzioni consentono il “trasporto” delle informazioni extra-contabili e contabili con valenza economica e patrimoniale nell’esercizio successivo, così da agevolare l’operatività degli utenti e garantire la coerenza delle informazioni a cavallo degli esercizi.
Flussi Amministrativi
I flussi amministrativi, necessari per vincolare la disponibilità delle voci di budget all’atto della decisione di spesa, ovvero a valle del processo decisionale ma prima che la spesa venga rilevata nel sistema di scritture, sono concepiti per rispondere alle esigenze sopra espresse ed all'operatività aziendale. Nell’ottica della massima integrazione l’impiego dei flussi amministrativi copre diversi requisiti :
- Consentire la determinazione della copertura delle spese future ancora non verificatesi, tenendo conto anche dei costi già rilevati nel sistema di scritture.
- Guidare il processo di creazione (automatica o guidata) delle scritture economico patrimoniali da esse derivate.
- Consentire la redazione del rendiconto di cassa.
A fronte di tali requisiti, i flussi amministrativi identificano le diverse fasi di gestione, a partire dalle decisioni di spesa (identificate come delibere), di verifica della disponibilità e previsione (impegni economici) e relative obbligazioni giuridiche (ordini, contratti), passando per la registrazione dei documenti con o senza rilevanza commerciale e relative contabilizzazioni del debito/credito, e completando il ciclo con le registrazioni di pagamento/incasso. Ciascuna della fasi alimenta direttamente, quando e se coinvolta, la prima nota in partita doppia, sia in termini di contabilità generale che analitica, e garantisce la presenza delle informazioni utili per l’ottenimento dei diversi prospetti obbligatori non rintracciabili nel sistema di scritture in quanto tale.
Alle fasi sopra descritte si affianca la registrazione di documenti con o senza rilevanza IVA, con ciò intendendo qualunque documento che attesta la nascita di un debito nei confronti di terzi. La gestione dei documenti è centrale nell’ambito del sistema, poiché consente di originare le scritture di costo/ricavo e costo/debito, ovvero le operazioni che danno luogo, in via automatica, alle scritture economiche, patrimoniali ed analitiche in partita doppia nell’ambito della contabilità generale ed analitica.
Relativamente al ciclo attivo, ovvero alle poste di ricavo e dismissione immobilizzazioni, le fasi extra-contabili previste riguardano la pianificazione delle fatture (ricavi previsti secondo i programmi aziendali e i contratti in essere) e la richiesta di emissione fattura (REF), lo strumento operativo con il quale, nell’ambito di una organizzazione basata su più strutture commerciali, gli uffici competenti segnalano il completamento di forniture a terzi e l’esigenza di rilevare i crediti relativi. Anche per il ciclo attivo risulta centrale la registrazione del documento attivo, sia a rilevanza IVA che non; dai documenti discendono le operazioni che attestano la nascita del credito/ricavo, per confronto con il budget dei ricavi e degli investimenti, e la possibilità di procedere alla registrazione dell’incasso, con la generazione delle scritture di contabilità generale ed analitiche relative.
Contabilità Analitica
Aspetto essenziale di Corporate 2g è la capacità di trattare la contabilità analitica attraverso la presenza di distinte dimensioni di analisi, impiegabili nelle fasi di budgeting, analisi e rendicontazione. Le dimensioni analitiche sono state concepite per essere utilizzabili e strutturabili secondo le specifiche esigenze dell’organizzazione, a fini di pianificazione e controllo, data anche l’esigenza di riclassificazione secondo la struttura di Missioni/Programmi introdotta dalla normativa, e per l’ottenimento della base dati di riferimento per la realizzazione degli indicatori di performance, anch’esso previsto dalla norma. Dallo studio delle esigenze di diverse organizzazioni e delle esigenze di misurazione è emerso che il numero di dimensioni di analisi utili nelle rilevazioni analitiche è costituito da tre strutture, che possono essere presenti tutte o solo in parte :
- Una dimensione relativa alla struttura organizzativa, intesa come dipartimenti, uffici, responsabilit etc. A tale dimensione, nel seguito e nel prototipo, è stato dato il nome di Centri di Responsabilità (CRA).
- Una dimensione relativa alle linee di produzione/aree di business, al fine di effettuare l’analisi dei costi di prodotto/servizio ed i corrispondenti ricavi. Il termine impiegato nel seguito è Centri di Costo/Centri di ricavo.
La flessibilità della struttura logica e funzionale della contabilità analitica è divenuta pertanto uno dei requisiti di base del sistema. Essa consente, infatti, di costruire su misura non solo il piano delle voci di spesa - gli aggregati di conti economici e patrimoniali ai fini del budget degli investimenti - ma anche lo schema dei legami logici e operativi tra questi e i piani degli elementi analitici, con un elevato livello di personalizzazione e adattamento alle esigenze dell’organizzazione. In particolare tutte le strutture interessate, piano dei conti, voci di spesa e strutture analitiche, possono accogliere un numero potenzialmente indefinito di livelli, con rami a profondità variabile; ciascun livello, distintamente per ciascun ramo interessato, deve poter essere considerato ai fini del budget economico e degli investimenti, per incrocio con gli altri elementi analitici, o utile solo ai fini della valutazione consuntiva sotto il profilo dell'impegnato economico o dei costi consuntivi. Anche il piano dei conti propriamente detto, che costituisce il nucleo informativo per la gestione del bilancio, ha una struttura completamente definibile dall’utente, in termini di numero di livelli e di contenuto.
Alla base della gestione vi è pertanto la presenza delle quattro dimensioni di bilancio (denominate genericamente “piani dei conti”), indipendenti per quanto attiene la loro definizione, interdipendenti per quanto attiene le modalità di budgeting, trattamento e rendicontazione:
- voci di Spesa (struttura ottenuta per aggregati di conti del bilancio);
- centri di Costo;
- centri di Responsabilità;
- Obiettivi/funzione
I termini sopra adottati possono essere variati nell’ambito della piattaforma, al fine di adattarsi alla nomenclatura adottata dalle singole realtà, pur conservando il significato sostanziale di dimensioni di budget e/o di analisi consuntiva.
Nel seguito viene fornito un esempio di configurazione relativamente all'impiego delle voci di bilancio ed analitiche, tra le migliaia di possibili combinazioni, nel quale si evidenzia come l’utente sia completamente libero di definire l’intervento dei singoli piani di gestione e dei singoli livelli degli stessi nell’ambito delle diverse fasi di gestione.
Sulla base di semplici impostazioni, il sistema è in grado di adattare le proprie funzionalità nell’ambito dei cicli di gestione, in particolare garantisce :
- La redazione del budget economico e degli investimenti, a partire da un’unica imputazione delle singole poste di dettaglio, elaborando i prospetti ufficiali in modo automatico e trasparente;
- L’adattamento delle maschere del ciclo passivo/attivo e più in generale dei flussi amministrativi, relativamente alle fasi della spesa, nonché nelle fasi di imputazione della prima nota in partita doppia, per il corretto reperimento delle informazioni corrette per ciascuna fase;
- L’adattamento dei dati richiesti nelle variazioni di budget(economico e degli investimenti), conformemente alle impostazioni di cui sopra;
- L’ottenimento dei prospetti di bilancio dal lato della contabilità generale - conto economico e stato patrimoniale – e dal lato della contabilità analitica - il conto economico analitico.
Il sistema è altresì in grado di autodefinirsi qualora uno o più dei piani dei conti analitici non trovino impiego, conservando la coerenza delle informazioni richieste nelle varie fasi operative. E’ stata altresì prevista la possibilità di gestire il cambiamento della struttura dei piani dei conti e degli elementi analitici da un esercizio all’altro, tramite l’imputazione del minor numero possibile di informazioni di raccordo, tenuto conto della evoluzione delle esigenze di analisi e controllo di gestione cui sono frequentemente soggetti gli utilizzatori.
Inoltre, nelle organizzazioni che prevedono l’accesso di utenti o di gruppi di utenti differenziato per “sezioni di bilancio”, come nel caso di dipartimenti, istituti o centri di responsabilità dotati di autonomia operativa, il sistema può discriminare sulla base delle strutture analitiche, consentendo di ottenere il partizionamento della gestione sia dal punto di vista operativo che di rendicontazione, anche nell’ambito di una visione “gerarchica” del bilancio.
Report e Prospetti
Nell’ambito delle rilevazioni descritte sopra, il sistema è in grado di coprire i requisiti normativi attraverso funzioni guidate o automatiche, in modo pressoché trasparente. In particolare consente di ottenere :
- Il prospetto delle previsioni di spesa complessiva articolato per missioni e programmi. Per riclassificazione del budget e dei prospetti consuntivi per Missioni/programmi e codici COFOG.
- Gli altri allegati al budget economico. Con riferimento ai prospetti analitici direttamente ottenibili dal sistema multi-dimensionale a/o associabili alle opportune informazioni extra-contabili, di natura quali/qualitativa, per il controllo di gestione e l’analisi delle performance.
- il rendiconto finanziario. Ottenuto attraverso il metodo indiretto secondo le indicazioni OIC.
- il conto consuntivo in termini di cassa articolato per missioni e programmi. Uno degli aspetti a maggiore impatto sulle funzionalità del sistema, essendo necessario prevedere algoritmi e informazioni che consentano di far risalire le operazioni di pagamento e incasso alla natura dell’operazione che ha dato origine alla nascita del debito/credito in estinzione.
- il rapporto sui risultati di bilancio. Come per il “piano degli indicatori e dei risultati attesi”, anche per il “rapporto sui risultati di bilancio” valgono le stesse considerazioni in merito alla esigenza di disporre di un sistema di dimensioni analitiche utili ai fini del controllo di gestione e misurazione delle performance
- I prospetti SIOPE. Laddove previsti, la gestione è integrata al sistema di riclassificazione di Corporate 2g.
- Fatturazione elettronica, attiva e passiva;
- Codici CIG, CUP e tracciabilità dei pagamenti;
- Interfaccia verso il Portale Certificazione Crediti e Indice di Tempestività dei Pagamenti;
- Tracciato ANAC (ex AVCP) per la pubblicazione delle procedure negoziali;
- Tracciato OIL, ordinativo elettronico;
Il sistema incorpora già tutte le funzioni necessarie per gestire i diversi adempimenti derivanti dall’appartenenza al comparto della pubblica amministrazione, tra i quali :
- Fatturazione elettronica, attiva e passiva;
- Codici CIG, CUP e tracciabilità dei pagamenti;
- Interfaccia verso il Portale Certificazione Crediti e Indice di Tempestività dei Pagamenti;
- Tracciato ANAC (ex AVCP) per la pubblicazione delle procedure negoziali;
- Tracciato OIL, ordinativo elettronico;
- Interfaccia verso sistemi paghe, tra i quali il protocollo NoiPA.
Brochure elettroniche
Il materiale informativo su Corporate 2g è disponibile in formato PDF. I file possono essere scaricati in qualunque cartella; per la consultazione è sufficiente fare click sul nome del file, che ha estensione .pdf
| Clicca per scaricare la brochure di Corporate 2g: Contiene la descrizione dell'architettura e le specifiche della piattaforma. |
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Gli aspetti sopra riportati rappresentano tuttavia solo il vantaggio visibile all’utente; meno visibile è il drastico miglioramento del processo di produzione del software ed il notevole aumento della qualità dello stesso, grazie agli indiscussi benefici sotto il profilo del test funzionale e prestazionale. In poche parole : una architettura che consente di avere soluzioni più economiche, più affidabili, più aperte senza dover rinunciare al massimo dell'operatività e della user experience. Dato il vantaggio indiscusso dei web services molte applicazioni sul mercato prevedono “strati” di interfaccia come soluzioni parziali, introdotte in una architettura tradizionale per compensare le carenze di apertura all’esterno. Nel caso di 2G l’architettura SOA è invece la soluzione stessa, ovvero è la modalità unica con la quale il sistema mette a disposizione le proprie funzionalità, siano esse sfruttate dagli utenti del software Gesinf, tramite l’interfaccia RIA, o da altre applicazioni (tradizionali o web based).
L’esclusiva tecnologia RIA consente all’utente di muoversi agevolmente in un sistema multi-finestra, analogo a quanto avviene nei programmi desktop, senza le lungaggini tipiche dei programmi web. Le finestre possono essere spostate, ridimensionate, iconizzate, ridisposte e sovrapposte con i classici strumenti dei sistemi operativi; l’accesso a sotto-finestre è immediato e, laddove utile, la finestra in primo piano impedisce di operare al di fuori di essa evitando che l’utente perda di vista il flusso di lavoro corrente. Trasparenze, ombre ed effetti visivi rendono l’area di lavoro ordinata e di facile interpretazione, oltre che gradevole. Inoltre il sistema memorizza la dimensione e la posizione delle finestre così come definite dall'utente, recuperandole anche ai successivi accessi, senza necessità di continui aggiustamenti; e quando l'area di lavoro risulta particolarmente affollata è possibile riorganizzare le finestre tramite i classici strumenti "sovrapponi" e "affianca", funzioni rare nelle applicazioni web.
2G consente l’utilizzo di più application server nei sistemi che richiedono maggiori prestazioni, negli ambienti con grandi volumi di dati o di transazioni. La scalabilità dei server è immediata e trasparente, senza esigenze di configurazione, ed è particolarmente agevole realizzare sistemi di load balancing (carico bilanciato). Grazie a tale tecnologia è possibile garantire prestazioni ottimali anche in presenza di centinaia di utenti e milioni di transazioni.
