Perchè TEAM NO PROFIT...

TEAM NP (No Profit) nasce dall'idea di realizzare un sistema ERP per le organizzazioni senza fini di lucro, siano esse realtà interamente private o di derivazione pubblica, che necessitano di strumenti evoluti per la pianificazione ed il controllo amministrativo - contabile. Le esigenze delle organizzazioni no profit, non direttamente assimilabili a quelle dell'impresa commerciale privata, trovano infatti piena soddisfazione nell'architettura TEAM NP, che unisce la flessibilità della gestione economico patrimoniale in partita doppia alle capacità di pianificazione, autorizzazione e controllo tipiche del regime pubblicistico, riuscendo a conciliare le due nature in un unico sistema altamente personalizzabile, affidabile e semplice da utilizzare.

A chi è rivolto...

TEAM NP è rivolto a tutte quelle realtà, di medie e grandi dimensioni, che operano in regime di contabilità economico-patrimoniale ed analitica, fornendo beni o servizi alla collettività o a specifici comparti, senza fini di lucro o nell'ambito di attività di pubblica utilità. In particolare TEAM NP è indirizzato a:

• Associazioni private senza fini di lucro
• Fondazioni di diritto civile
• Enti di previdenza ed assistenza
• Organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS)
• Organizzazioni di volontariato
• Associazioni di Promozione Sociale
• Cooperative Sociali
• Organizzazioni non governative
• Associazioni sindacali e di categoria
• Enti Nazionali con finalità assistenziali non soggetti a contabilità finanziaria
• Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico
• Enti ed Aziende strumentali della pubblica amministrazione, centrale e locale
• Aziende Sanitarie
• Aziende pubbliche dotate di autonomia amministrativa, patrimoniale e contabile

Nell'ambito delle organizzazioni citate TEAM NP è in grado di gestire efficacemente anche l'eventuale attività commerciale, se esercitata, sulla base della disciplina contabile e fiscale di settore.

Le origini

TEAM NP è il risultato di un vasto progetto condotto da GESINF nel 2004, in collaborazione con una delle maggiori società di consulenza internazionale, circa le esigenze amministrativo contabili delle Federazioni Sportive Nazionali, recentemente privatizzate e trasformate in associazioni private senza fini di lucro. L'obiettivo del progetto, pienamente raggiunto, era la definizione di un modello amministrativo contabile basato su appropriate ed aggiornate metodologie sperimentate nel campo economico-aziendale, laddove applicabili, in relazione alla gestione efficiente dei flussi documentali e dei processi amministrativo – gestionali connessi, tenuto conto delle esigenze di pianificazione (budgeting) e di controllo (sia interno che da parte dell'ente di controllo, il CONI). Il risultato è stata la realizzazione di un sistema amministrativo contabile innovativo, in grado di gestire i processi delle FSN quali realtà di diritto privato pur essendo soggette ad obblighi di pianificazione e rendicontazione analoghe, per una parte dell'attività gestita, alle strutture pubbliche.

Sistema Economico Patrimoniale ed Analitico

TEAM NP appartiene alla famiglia di applicazioni TEAM, la piattaforma applicativa per l’automazione aziendale, che costituisce lo strato informativo sul quale poggiano le applicazioni contabili ed extra contabili. In TEAM le regole di processo necessarie al conseguimento del sistema globale di gestione rendono disponibili le informazioni dove servono, e, tramite gli standard per il trattamento e la rappresentazione di tali informazioni, come servono.
Per rendere possibile la piena introduzione dei principi di contabilità economico patrimoniale, basata sul sistema del reddito, nelle realtà in cui il reddito è in primo luogo utile alla determinazione dell'equilibrio patrimoniale e di gestione, TEAM NP è stato concepito con una architettura che consente l'alimentazione differenziata delle scritture contabili : attraverso le funzioni di processo, ovvero le gestioni di flusso, e tramite la prima nota contabile. In entrambi i casi, ed è questa una delle specificità di TEAM NP, alla base della gestione vi è il budget economico-analitico e degli investimenti, che conserva la sua validità al di là del metodo di accesso.
In questo modo ogni operazione viene valutata dal sistema di budgeting, che fornisce gli strumenti necessari alla verifica di disponibilità, rendendo possibile il controllo dei risultati attesi e raggiunti, indipendentemente dalla provenienza delle informazioni contabili:

L’aspetto determinante del sistema è infatti la presenza di operazioni di processo analoghe a quelli presenti in un sistema pubblicistico, quali gli impegni (provvisori e definitivi), ma in ottica economica, e relazionati a flussi amministrativi che originano scritture di bilancio sulla base degli accadimenti di gestione. Flussi amministrativi e scritture di prima nota eseguite manualmente in partita doppia fanno parte di una unica rete di informazioni costantemente confrontate con il budget, attraverso una serie di regole semplici ed efficaci. Tutto ciò tenuto conto degli elementi di contabilità analitica, organizzati secondo una struttura multi-dimensionale, anch’essi trattati nell'ambito del budget, dei flussi amministrativi e delle scritture di bilancio.
Questa architettura consente di sopperire alla carenza strutturale della contabilità civilistica in termini di capacità di pianificazione e controllo, tenuto conto che la stessa non nasce per tali scopi. Ciò che infatti rappresenta una mera informazione extra-contabile nei tradizionali sistemi amministrativi basati sui principi aziendalistici, diviene, in TEAM NP, parte integrante del sistema di scritture, coerente con i principi globali di gestione, permettendo la tenuta del bilancio secondo quei principi di trasparenza e rigore necessari in oganizzazioni con finalità pubbliche.
Inoltre, la capacità di importare o relazionare informazioni esterne al sistema, inquadrandole nel giusto ambito all’interno dei cicli di gestione, consente alla piattaforma di gestire efficacemente dati extra contabili e contabili provenienti da sistemi terzi, senza ricorrere a strutture artificiose o estemporanee, e soprattutto sotto il costante riferimento rappresentato dal meccanismo del budgeting.

La gestione multi-dimensionale del bilancio

TEAM NP poggia sulla base dati unificata generale, composta dallo strato informativo della contabilità generale e della contabilità analitica, sulla quale operano le funzioni delle applicazioni. La contabilità analitica è costituita dall'interdipendenza di tre distinte dimensioni di analisi, utilizzabili e strutturabili secondo le specifiche esigenze dell'utilizzatore: Centri di Costo, Centri di Spesa, Commesse (progetti).
La flessibilità della struttura logica e funzionale della contabilità analitica è una delle caratteristica più importanti di TEAM NP. Essa consente infatti di costruire su misura non solo il piano delle voci di budget, che rappresentano aggregati di conti economici e patrimoniali (questi ultimi ai fini del budget degli investimenti), ma anche lo schema dei legami logici e operativi tra questo e i piani degli elementi analitici, garantendo un livello di personalizzazione pressoché illimitato.
Alla base della gestione vi è la presenza delle quattro dimensioni di bilancio (denominate genericamente "piani dei conti"), indipendenti per quanto attiene la loro definizione, interdipendenti per quanto attiene le modalità di budgeting, trattamento e rendicontazione:

• Voci di Budget
• Centri di Costo
• Centri di Spesa
• Commesse (progetti)

Il piano dei Centri di Costo e delle Commesse possono contenere un numero indefinito di livelli, con rami a profondità variabile; ciascun livello, distintamente per ciascun ramo del piano dei conti interessato, può essere considerato necessario ai fini del budget economico e degli investimenti, per incrocio con gli altri bilanci, o utile solo ai fini della valutazione consuntiva sotto il profilo dell'impegnato economico o dei costi consuntivi. L’elenco dei centri di spesa, per sua natura, è ad un solo livello.
Anche il piano dei conti propriamente detto, che costituisce il nucleo informativo per la gestione del bilancio, ha una struttura completamente libera, in termini di numero di livelli e di contenuto.
Nel seguito è fornito un esempio di configurazione relativamente all'impiego delle voci di bilancio ed analitiche, tra le migliaia di possibili combinazioni, nel quale si evidenzia come l’utente sia completamente libero di definire l’intervento dei singoli piani di gestione e dei singoli livelli degli stessi nell’ambito delle diverse fasi di gestione.
Inoltre, nelle gestioni dipartimentali, l’accesso degli utenti o dei gruppi di utenti può essere basato sulle strutture di bilancio analitiche, consentendo di ottenere il partizionamento della gestione sia dal punto di vista operativo che di rendicontazione.

La configurazione dell'esempio nello schema è la seguente: nel budget economico e degli investimenti intervengono le voci di budget (3° livello), che aggregano conti e.p., i centri di costo di 1° livello ed i centri di spesa; relativamente al ciclo RDA/ODA i centri di costo vengono dettagliati fino al servizio (2° livello) in alcuni casi, e fino all'ufficio (3° livello) in altri, insieme ai centri di spesa ed alle commesse (1° livello); per il calcolo dei costi intervengono gli uffici (3° livello dei centri di costo), i programmi (3° livello delle commesse), le commesse, nonché i sottoconti del bilancio economico. E' importante sottolineare che il numero dei livelli disponibili ed i termini impiegati per ciascun elemento sono a totale discrezione dell'utente (tranne per i centri di spesa, che conservano il loro significato).
Grazie a questa estrema flessibilità TEAM NP consente di estendere notevolmente le capacità di analisi e rendicontazione a disposizione dell’ente, sulla base di CRA, Centri di Costo e Funzioni - Obiettivo, organizzati su un solo livello o su livelli multipli, potendo ciascun livello avere un diverso significato in termini di vincoli e caratteristiche di esposizione.
Sulla base di queste impostazioni, il sistema è in grado di adattare le proprie funzionalità, siano esse relative a funzioni di controllo, maschere di inserimento o stampe. Ad esempio, il sistema sarà in grado di:

• Consentire la redazione del budget economico e degli investimenti, a partire da un’unica imputazione delle singole poste di dettaglio, elaborando i prospetti ufficiali in modo automatico e trasparente.
• Modificare le richieste di informazioni dei flussi amministrativi, relativamente alle fasi della spesa, nonchè nelle fasi di imputazione della prima nota in partita doppia, garantendo il reperimento delle informazioni corrette per ciascuna fase.
• Modificare i dati richiesti nelle variazioni di budget (economico e degli investimenti) conformemente alle impostazioni di cui sopra.
• Ottenere i prospetti di bilancio (conto economico e stato patrimoniale) dal lato della contabilità generale, il conto economico analitico dal lato della contabilità analitica. Sono ovviamente presenti tutti i prospetti generalmente impiegati nella contabilità economico patrimoniale, quali i mastrini, i partitari, il libro giornale.

Il sistema è altresì in grado di autodefinirsi qualora uno o più dei piani dei conti analitici non vengano utilizzati (ad esempio le commesse), conservando la coerenza delle informazioni richieste e rappresentate nelle varie fasi operative. E’ altresì in grado di gestire il cambiamento della struttura dei piani dei conti da un esercizio all’altro, tramite l’imputazione del minor numero possibile di informazioni di raccordo.

Il Flusso Autorizzativo (Ciclo Passivo)

In TEAM NP le operazioni di spesa possono essere effettuate attraverso successive fasi di autorizzazione, rilevazione e pagamento, all'interno di quello che viene definito come ciclo della spesa. Caratteristica importante di TEAM NP è la possibilità di definire preventivamente per quali nature di spesa deve essere possibile o obbligatorio il ricorso al ciclo della spesa, ovvero per quali voci non è possibile intervenire sulle scritture di bilancio se non attraverso il flusso autorizzativo. Ciò rende TEAM NP estremamente elastico ed adattabile alle effettive esigenze organizzative dell'ente, consentendo di ottenere un trattamento differenziato delle registrazioni in base all'importanza che riveste, per le stesse, il processo di autorizzazione e controllo.
E' ad esempio possibile imporre alla struttura il passaggio attraverso le fasi preventive di richiesta e impegno economico (RDA/ODA) e rilevazione (documenti) per le voci di spesa relative agli acquisti di beni e servizi, supponendo che gli stessi siano soggetti ad autorizzazioni specifiche, mentre l'imputazione diretta di costi derivanti da operazioni obbligatorie, quali ad esempio gli oneri finanziari, può essere effettuata fuori ciclo, ovvero direttamente in prima nota.
Per le operazioni previste all'interno del ciclo TEAM NP mette a disposizione i seguenti elementi:

1. Richieste di Acquisto (RDA, in generale richieste di fornitura)
2. Ordini d'Acquisto (ODA, in generale obbligazioni verso terzi)
3. Documenti (fatture) ed attestazioni di consegna/prestazione (contabilizzazioni)
4. Disposizioni di Pagamento

Gli elementi indicati costituiscono le diverse fasi del ciclo passivo, e rappresentano operazioni facoltative. Lo schema che segue mostra le principali relazioni che intercorrono tra le fasi, ed il loro intervento nell'ambito del sistema di scritture.
E’ importante sottolineare che le fasi indicate possono essere seguite sulla base di uno specifico modello di redazione ed autorizzazione, basato sulla struttura amministrativa dell’ente e sui diritti concessi a ciascuna figura interessata. In questo modo è possibile definire l’iter autorizzativo dei diversi documenti e stabilire le relazioni che intercorrono tra i vari uffici.



Lo schema riporta le varie fasi della spesa relativamente al loro significato nelle normali forniture di beni e servizi, e chiarisce che:

• Ciascuna RDA può essere costituita da uno o più dettagli (prodotti/servizi)
• Ciascun ODA, composto da più righe di dettaglio può riferirsi ad uno o più dettagli RDA.
• Un documento (ad es. fattura) può contabilizzare costi relativi a più dettagli ODA; ciascun dettaglio ODA può dare luogo a contabilizzazioni su diversi documenti.
• Ciascuna disposizione di pagamento può saldare uno o più documenti; ciascun documento può essere pagato con diverse disposizioni di pagamento.

Le potenzialità di TEAM si esprimono soprattutto nella completezza ed elasticità delle funzioni relative alle operazioni quotidiane, funzioni che consentono di personalizzare l’intero flusso informativo dell’ente, dal budget alla quadratura del bilancio consuntivo.
L’obbligatorietà o meno delle funzioni presenti, come pure la disponibilità delle stesse, sono definite in fase di parametrizzazione iniziale, come pure il livello di automatismi operativi richiesti.
Gli elementi centrali per la definizione del modello di flusso sono rappresentati dalle causali di prima nota (e dalla corrispondente rete di causali di pagamento), il cui intervento, oltre che descrivere il significato contabile delle diverse operazioni, determina i vincoli e gli obblighi riservati allo specifico trattamento.

Il controllo delle risorse - Piani di Fatturazione e Commesse

Un aspetto particolarmente importante della gestione è rappresentato dalla possibilità di pianificare e monitorare l'andamento delle risorse, ovvero delle poste di ricavo e più in generale di entrata, a partire dal budget economico dei proventi.
Per le realtà che esercitano attività commerciale, in cui le risorse sono rappresentate da beni/servizi fatturati, il sistema prevede la gestione dei piani di fatturazione e delle richieste di emissione fattura, ovvero di elementi che consentono di pianificare e seguire l'emissione di fatture attive per beni e servizi.
Per la gestione delle entrate non derivanti da attività commerciale è invece possibile utilizzare la gestione dei documenti non IVA, che danno origine a documenti (partite) non soggetti ad IVA.
Gli elementi del ciclo attivo sono i seguenti:

1. Piani di Fatturazione
2. RDF - Richieste Emissione Fattura
3. Documenti (fatture) ed attestazioni di consegna/prestazione (contabilizzazioni)
4. Incassi

Come per il ciclo passivo, gli elementi centrali per la definizione del modello di flusso sono rappresentati dalle causali di prima nota (e dalla corrispondente rete di causali di incasso), il cui intervento, oltre che descrivere il significato contabile delle diverse operazioni, determina i vincoli e gli obblighi riservati allo specifico trattamento.