team-govTEAM Government - Linee Guida GESINF per l'introduzione del sistema economico patrimoniale integrato


Avviare la gestione Economico Patrimoniale nelle Pubbliche Amministrazioni richiede alcune attività preliminari.
Le linee guida GESINF consentono di raggiungere rapidamente l'obiettivo.
L'introduzione dei principi e degli strumenti idonei per la corretta tenuta della contabilità economico patrimoniale rappresenta per molte amministrazioni pubbliche una fase critica nel processo di adeguamento alle nuove direttive in materia di bilanci, che spesso si scontra con le prassi consolidate in ambito finanziario e con le difficoltà connesse con la parziale riorganizzazione di alcuni servizi interni. Tali difficoltà sono maggiormente sentite nelle grandi organizzazioni, dove risulta più complessa la riorganizzazione delle informazioni contabili e la formazione del personale coinvolto, a volte composto da decine di addetti.
Per rendere tale fase più agevole e rapida, GESINF ha consolidato un efficace approccio di tipo metodologico che, affiancato alle rivoluzionarie capacità del sistema TEAM di integrare automaticamente il regime economico con quello finanziario, consentono agli enti pubblici di affrontare e risolvere la problematica in tempi estramemente contenuti e con certezza di successo. In questo modo il tempo di introduzione può essere contenuto in pochi giorni, per le realtà più piccole, e in alcune settimane per le realtà con centinaia di utenti.
Tale approccio è basato sulle seguenti attivitò, che possono essere condotte grazie all'ausilio dei servizi specialistici Gesinf:

  1. Definizione, redazione e condivisione di uno specifico documento di progetto, con relativo piano temporale, riportante gli obiettivi desiderati e tutte le fasi necessarie per il loro conseguimento. Gli obiettivi possono essere la sola tenuta del bilancio economico patrimoniale o l'estensione del sistema ala contabilità economica analitica ed al controllo di gestione, con vari gradi di complessità e dettaglio.
  2. Configurazione del sistema, sulla base dei criteri definiti nel piano di progetto;
  3. Formazione del personale dell'ente preposto alla configurazione/supervisione del sistema economico patrimoniale.
  4. Supporto al personale dell'ente per la redazione della (eventuale) documentazione da inviare agli addetti coinvolti dalle nuove procedure, contenente le linee guida e le eventuali note operative per l’avvio del sistema.
  5. Formazione del personale coinvolto nella redazione automatica o semi-automatica del bilancio economico patrimoniale.
  6. Supporto al personale del cliente in fase di avvio del sistema e per l’operatività quotidiana.
  7. Supporto (eventuale) per la redazione del preventivo e del consuntivo economico patrimoniale, sia sotto il profilo tecnico-informatico che tecnico-ragionieristico.

Di seguito vengono dettagliate le macro attività elencate, anche sotto il profilo temporale ed economico.

1 - Piano di Progetto e Linee Guida
Come noto, nella piattaforma TEAM è Il sistema finanziario, inteso come operazioni del ciclo attivo/passivo finanziario, ad alimentare in prima istanza il sistema economico patrimoniale ed analitico. Il flusso di integrazione tra i due regimi è pertanto mono direzionale, dalla contabilità finanziaria alla contabilità in partita doppia, e mai viceversa.
In tale contesto, per ciascuna operazione finanziaria di rilevanza economico-patrimoniale (liquidazioni ed ordinativi in primo luogo, ma non solo) esiste una ed una sola corrispondente operazione in partita doppia, generata automaticamente dal sistema in modo trasparente all'utente, sulla base di opportune impostazioni iniziali. Tali operazioni in partita doppia non sono modificabile dall'utente, essendo costantemente allineate dal sistema all'operazione finanziaria da cui deriva (ciò ha consentito di abbandonare i sistemi basati su causali contabili di rilevazione economica, la principale causa di disallineamenti tra i dati nelle amministrazioni costrette ad impiegarle da sistemi informatici di tipo tradizionale).
Parallelamente a tale automatismo di gestione, che fornisce la quasi totalità delle scritture nel lavoro quotidiano,  la contabilità economico patrimoniale ed economico analitica, deve essere integrata con scritture dirette, esterne al sistema finanziario (ovvero non derivanti da quest’ultimo), immesse e trattate in partita doppia. Un esempio di tali scritture sono le poste di integrazione e rettifica (es. fondi, ammortamenti) che, trovando collocazione unicamente nel bilancio economico patrimoniale, devono essere gestite ed inserite separatamente al termine dell’esercizio (o manualmente o attraverso separati sistemi integrati, quali la gestione Cespiti di TEAM se presente).

Per quanto detto, l’attivazione e tenuta della contabilità economico patrimoniale in un contesto quale quello dell'ente pubblico, non può prescindere dalle seguenti necessità:

  1. Lo studio preliminare dell’organizzazione dei dati finanziari in ottica economico patrimoniale, ovvero l’analisi dell’attuale flusso seguito dagli utenti (supervisori ed operatori) e la sua eventuale revisione in termini di fasi necessarie e/o opportune da introdurre (si pensi all’importanza della fase della liquidazione, poco significativa in regime finanziario).
  2. La definizione del piano dei conti economico patrimoniale e le sue relazioni con il piano dei capitoli e con la contabilità analitica finanziaria. Più in generale tale aspetto è connesso con l’analisi e formalizzazione dei risultati attesi, in termini di livello di dettaglio da gestire/rendicontare e di numero, tipo e formato dei prospetti richiesti.
  3. La definizione dei criteri per l’apertura dei conti patrimoniali (come primo esercizio gestito), sia dal punto di vista concettuale (quale la riclassificazione/interpretazione dei residui, la valutazione delle immobilizzazioni e dei fondi) che operativo (immissione delle poste di apertura).
  4. La definizione della configurazione iniziale del sistema e dei criteri di relazione capitoli/conti/anagrafiche per l’ottenimento degli automatismi di gestione. L’analisi dei sistemi più idonei per garantire la manutenzione/aggiornamento della configurazione in caso di cambiamento/revisione delle relazioni (ad esempio a seguito dell’introduzione di nuovi capitoli o conti o categorie di credito/debito).
  5. La definizione dei criteri per l’inserimento/aggiornamento delle scritture economico patrimoniali dirette in partita doppia, durante l’esercizio (se sono previsti bilanci di verifica intra-annuali) e/o in fase di chiusura dei conti.

Gli aspetti sopra elencati deve essere analizzati, descritti e condivisi nell’ambito di un documento di progetto, che definisca le linee guida della tenuta economico patrimoniale e contestualmente la pianificazione temporale, le risorse coinvolte e le attività delegate a GESINF / terze parti. La redazione del progetto, che  rappresenterà il documento di riferimento per tutte le future attività operative, costituisce la prima fase relativamente all’avvio del sistema, e può essere supportata da personale GESINF già esperto sulle problematiche relative opportunamente seguito dal personale dell’ente assegnato al progetto e/o da consulenti esterni da questo nominati.

L’attività di analisi/redazione prevede diversi incontri con il cliete, con la formulazione di più ipotesi di lavoro da analizzare.

2 - Configurazione del sistema sulla base dei criteri definiti nel piano di progetto
L'integrazione tra i due regimi contabili è realizzata con riferimenti a specifiche impostazioni preliminari, da eseguirsi prima della generazione delle scritture annuali e legate ai criteri definiti nel documento di progetto. In estrema sintesi la configurazione del sistema riguarda i seguenti aspetti:

Piano dei conti E.P.
Deve essere stato definito preliminarmente nel documento di progetto.
Corrispondenza Capitoli - Conti
Riguarda la corrispondenza tra capitoli e conti economici patrimoniali, o, meglio, tra unità finanziarie di base (ad es. sottocapitoli e conti) ed economico patrimoniali. I due piani dei conti, finanziario ed economico patrimoniale, gestiti dall'utente autonomamente, devono essere relazionati all'inizio della gestione. La relazione obbligatoria riguarda il conto di competenza (nelle maschere indicato come conto E.P.), ovvero il conto che, in relazione alle unità finanziarie di parte corrente, individua il costo/ricavo, attivo/passivo dell'operazione.
Corrispondenza Conti Correnti (disponibilità liquide) - Sottoconti dell'attivo circolante
Per consentire la corretta registrazione in prima nota degli ordinativi di pagamento/incasso, un'altra impostazione richiesta è l'indicazione, per ciascun conto c/c (tabella conti di disponibilità liquide) del mastro/conto di riferimento nell'ambito del piano dei conti economico patrimoniale, dove rappresenta generalmente una posta dell'attivo circolante (ad esempio "Banca C/C conto esercizio").
Contropartite su Capitoli - Sottoconti di debito/credito
Tale impostazione consente di definire la contropartita di una liquidazione (ovvero il gruppo di debito/credito da movimentare) sulla base di quanto indicato, per ogni singolo capitolo, su una apposita voce (contropartita).
Parametri Generali
Alcune impostazioni generali dell'integrazione sono contenute all'interno dei parametri generali, modificabili dall'utente amministratore. E' il caso, ad esempio, dei mastri/conti di default per la rilevazione dei crediti/debiti senza altra indicazione (ad es. "Debiti Vs. Terzi"), o per la rilevazione delle poste IVA (ad es. "IVA ns. credito") per gli enti con attività commerciale. Si tratta di un numero limitato di impostazioni.

L’introduzione di tali informazioni nel sistema presuppone la loro esatta individuazione sulla base delle linee guida definite nel documento di progetto, e può avvenire con il supporto di personale Gesinf, attraverso un servizio locale o remoto quantificato, comprendente anche la attività di test e generazione delle scritture di prova. Si tenga infatti presente che la contabilità economico-patrimoniale, per le scritture create automaticamente dal sistema, è reversibile e ricostruibile in qualunque momento, fatte salve le limitazioni relative alla stampa definitiva del libro giornale e del bilancio. Ciò significa che anche ad esercizio iniziato è possibile modificare le impostazioni di integrazione e generare ex novo l'intero bilancio civilistico, conservando nel contempo le operazioni in partita doppia inserite manualmente.

3 - Formazione del personale dell'ente preposto alla configurazione/supervisione del sistema economico patrimoniale
La tenuta del sistema economico patrimoniale presuppone che almeno una figura interna all'ente conosca i principi di base e le problematiche di configurazione del sistema, così da poter supervisionare  in maniera autonoma il bilancio economico patrimoniale ed intervenire sulle scritture. Tale figura, meglio se più di una negli enti di grandi dimensioni, deve essere opportunamente formata, e per tale attività si ipotizza un corso di formazione di alcune giornate, compatibilmente con la preparazione iniziale della stessa nelle materie trattate.

4 - Supporto al personale dell'ente per la redazione della (eventuale) documentazione da inviare agli addetti coinvolti dalle nuove procedure
Tale attività non è da sottovalutare, in quanto la corretta informazione nei confronti degli addetti amministrativi circa i nuovi processi gestionali può essere determinante per l'efficienza del progetto, soprattutto se tali utenti sono in numero elevato e non sono presenti direttamente in sede (come nel caso di sezioni periferiche).

5 - Formazione del personale coinvolto nella redazione automatica o semi-automatica del bilancio economico patrimoniale.
Gli utenti amministrativi operanti in regime di contabilità finanziaria devono essere correttamente istruiti sui risvolti economico patrimoniali derivanti dale operazioni del sistema, almeno per quanto attiene i principi generali. Si rammenta infatti che, fatte salve le impostazioni sopra indicate, la generazione delle scritture di partita doppia, economico patrimoniali ed analitiche, scaturisce dalle seguenti operazioni del ciclo attivo-passivo:

Liquidazioni Attive/Passive
Le liquidazioni rilevano il credito/debito verso il soggetto al quale si riferiscono, e, sulla base della relazione capitolo-conto, e di altre eventuali informazioni ad esse associate, danno luogo alla rilevazione del costo/ricavo o alla movimentazione di conti patrimoniali. In linea di principio ed a mero titolo di esempio, una liquidazione è associata al concetto di costo a fornitore o cliente a ricavo.
Variazioni alle Liquidazioni Attive/Passive
Le variazioni alle liquidazioni rilevano una rettifica di credito/debito verso il soggetto al quale si riferiscono, e, sulla base della relazione capitolo-conto e di altre informazioni ad esse associate, danno luogo alla rettifica del costo/ricavo o alla movimentazione di conti patrimoniali. Le variazioni apportate su liquidazioni rilevate negli esercizi precedenti danno luogo alla rilevazione di sopravvenienze, attive o passive.
Mandati e reversali
Gli ordinativi rilevano l'estinzione di un credito/debito nei confronti del soggetto al quale si riferiscono. Indipendentemente dal capitolo - conto associato, ma con riferimento al conto di disponibilità liquida associato, mandati e reversali danno luogo a scritture del tipo fornitore a banca ovvero banca a cliente.
Movimenti C/C
I movimenti c/c sono gestiti nel sistema per permettere agli enti con una gestione atipica dei conti esercizio il trasferimento di somme tra diversi conti di liquidità. Un movimento c/c effettua la scrittura di giroconto tra i due conti interessati. Per la maggior parte degli enti con servizio di tesoreria/cassa non è consentita la gestione di più di un conto esercizio, e pertanto la funzione in oggetto risulta inutilizzata.

Sulla base degli elementi sopra descritti, il sistema provvede ad alimentare correttamente la prima nota in partita doppia, senza interventi dell'operatore. Onde consentire la corretta tenuta di tali operazioni in relazione al bilancio privatistico è opportuno che il personale dell'ente venga adeguatamente istruito e sensibilizzato in merito. Il livello di formazione è dipendente dall’organizzazione del lavoro studiata in fase di redazione del documento di progetto.

6 - Supporto al personale del Cliente in fase di avvio del sistema e per l’operatività quotidiana.
Come per altre attività, tale servizio si concretizza nella presenza di una figura Gesinf di riferimento presso la sede cliente, e la sua durata può essere quantificata solo previa analisi delle effettive esigenze dell’ente.

7 - Supporto (eventuale) per la redazione del consuntivo economico patrimoniale, sia sotto il profilo tecnico-informatico che tecnico-ragionieristico.
In alcune realtà particolarmete complesse, soprattutto per il primo anno di presentazione dei bilanci economico patrimoniale, può essere utile il servizio di consulenza Gesinf per la redazione e verifica dei bilanci secondo i nuovi schemi. In molti casi gli addetti Gesinf hanno affiancato consulenti nominati dall'ente, quali studi commercialistici o società di revisione, in altri hanno semplicemente effettuato una formazione mirata a questi ultimi per agevolare le operazioni di quadratura e ricostruzione dei dati di bilancio.

E' evidente che l'estensione delle attività sopra descritte è estremamente dipendente dalle dimensioni dell'ente e dalla complessità dei bilanci interessati, in termini di tipologia e numero delle operazioni coinvolte. Ciò che accomuna i sistemi ed i servizi Gesinf è tuttavia la certezza del risultato, dimostrato dagli innumerevoli progetti già consolidati ed a regime.